Vi è mai capitato di imporre i vostri punti di vista a un’altra persona durante una trattativa o durante una discussione quotidiana in famiglia? Situazioni come questa si ripetono ogni giorno, non solo in relazione agli altri ma anche in rapporto con noi stessi.
Esiste però un metodo per risolvere le varie tipologie di conflitto: la negoziazione. Mary P. Rowe, del Massachusetts Institute of Technology “MIT”, definisce così la negoziazione: “tutte le interazioni tra due o più punti di vista, con possibilità di negoziare anche con se stessi”.
La negoziazione è una strategia che cerca di far convergere le posizioni dei singoli verso un interesse comune. L’importante è che nessuna delle parti debba sentirsi ingannata, manipolata o sfruttata.
La preparazione è fondamentale per negoziare efficacemente; a tal proposito, la dottoressa Rowe raccomanda la stesura di una lettera che contenga:
- una dichiarazione obiettiva dei fatti;
- una spiegazione di come i fatti si sono svolti;
- una descrizione di quello che dovrebbe accadere.
La scrittura può aiutare a chiarire ciò che è necessario fare per riparare i danni o per ottenere il risultato desiderato.
Qualora non abbiate abbastanza tempo per redigere una lettera, sarà sufficiente prendere una pausa di 10 minuti da una situazione “altamente carica”.
Scrivete pertanto quello che vi preoccupa su un foglio di carta per capire cosa viola per voi e per gli altri. Altra cosa molto importante è allenarsi a trovare qualcosa che ammiriate o rispettiate nelle persone con cui dovete trovare accordi. Senza questi requisiti non saremo in grado di trattare in maniera ottimale.
Di seguito, riepilogo alcuni comportamenti e regole da tenere durante una negoziazione:
- ascoltare attentamente: esiste un detto tra i negoziatori: “chi parla di più durante una negoziazione perde”. Ascoltare è fondamentale per costruire la fiducia;
- sedersi: indica alla persona che il tempo sarà speso per sentire la loro richiesta. Mai chiedere a qualcuno di parlare se non c’è abbastanza tempo per sedersi ed ascoltare;
- trovare un terreno comune: avvicinare l’altra persona parlando di un argomento neutro di reciproco interesse: aiuta entrambe le parti a rilassarsi e ad iniziare la conversazione. Focus verso il problema, dire ad esempio: “vorrei parlare di una questione importante per me – ma prima – vorrei sentire cosa hai/avete da dire in proposito”;
- mantenere la calma: gli esperti concordano su regole di base per comunicare problemi senza urla e senza allontanarsi;
essere brevi: non continuate a lungo. Si suggerisce anche di evitare frasi come “non siamo d’accordo”: mette l’interlocutore sulla difensiva; - dimenticare la neutralità: evitate di controllare le emozioni poiché la situazione si potrebbe ritorcere contro. L’altro è in grado di leggere la rabbia e la frustrazione di una fronte rugosa o di una bocca tesa. Le emozioni negative rovinano tutte le trattative.
In sintesi, queste sono le 13 migliori cose da fare in una negoziazione:
- essere preparati;
- lavorare sull’alternativa;
- essere disposti a rinunciare all’affare;
- concentrarsi sulle questioni;
- avere padronanza dei paradossi;
- ottenere valore;
- fissare i propri principi;
- rimanere fedeli alla strategia;
- avere fiducia;
- ricordare gli elementi intangibili (ad esempio: la reputazione);
- creare/proteggere la propria reputazione;
- ricordare che la razionalità e la giustizia sono relative;
- continuare ad imparare dalle esperienze.
La radice di ogni negoziazione sono gli interessi; se non ci sono interessi non negoziate!